Comment fonctionne EasyDevis, chapitre par chapitre
Du devis créé dans votre logiciel jusqu'à l'encaissement, ce guide explique chaque fonctionnalité en langage simple. Chaque chapitre est accompagné d'une courte animation : regardez, puis lisez.
Vos devis arrivent dans EasyDevis sans changer vos habitudes
Vous continuez à faire vos devis dans votre logiciel. Selon celui que vous utilisez, EasyDevis les récupère de l'une de ces trois façons. Dans tous les cas, le patient, les actes et les montants sont reconnus, et rien n'est ressaisi.
Quel que soit le mode, le devis porte ensuite le même parcours dans EasyDevis : c'est l'objet du chapitre suivant.
Trois façons de traiter un devis
Quand un devis arrive, EasyDevis vous pose une seule question : que fait-on de ce dossier ? Trois réponses possibles, qui correspondent à trois circuits. Chaque devis avance ensuite d'étape en étape, et sa position est toujours visible.
Vous voulez l'accord de la mutuelle avant de commencer. EasyDevis envoie la demande de prise en charge, en autopilote ou en copilote.
Pas de prise en charge à demander. Le devis part au patient par email, SMS ou impression, pour qu'il le signe.
Le dossier n'est pas prêt : document manquant, alternative thérapeutique… Il est mis en pause avec un motif et une date.
Suivez un devis dans chaque circuit
Le patient a une mutuelle et vous voulez son accord avant de commencer. Sept étapes, de la demande de prise en charge au relevé bancaire.
La pastille de chaque étape est le statut que vous voyez sur le devis dans EasyDevis.
La demande de prise en charge
- Analyse de la carte mutuelleLa carte est photographiée ou scannée. Organisme, numéro d'adhérent et garanties sont lus automatiquement.
- AutopiloteEasyDevis envoie automatiquement la demande sur le portail de la mutuelle. Aucune action manuelle.
- CopiloteL'extension Chrome EasyDevis Copilot ouvre le portail de la mutuelle avec les données pré-remplies. Vous finalisez en un clic.
De la facture au relevé bancaire
- FacturationDepuis le devis réalisé, un clic sur « Facturer ». La facture part à la mutuelle par le canal qu'elle accepte.
- Pointage de l'encaissementUn virement de mutuelle regroupe souvent plusieurs patients. EasyDevis le décompose et pointe chaque ligne sur son devis.
- Rapprochement bancaireVotre compte bancaire est relié : le virement pointé est retrouvé sur le relevé, et le dossier est soldé.
Savoir en temps réel qui revient, quand et pour quoi
Une fois vos agendas Doctolib reliés, chaque patient d'EasyDevis porte son prochain rendez-vous. Vous n'ouvrez plus Doctolib pour vérifier : l'information est sur le devis, et elle bouge en même temps que l'agenda.
Le prochain rendez-vous de chaque patient est retrouvé automatiquement, à partir de son nom et de sa date de naissance.
Le motif du rendez-vous tel qu'il est dans Doctolib, avec sa couleur : contrôle, pose, détartrage…
La durée du créneau, en minutes, pour savoir si le rendez-vous prévu suffit au travail à faire.
Les notes du rendez-vous, lisibles et modifiables depuis EasyDevis. Ce que vous écrivez repart dans Doctolib.
Parler au patient au bon moment, par le bon canal
Chaque envoi part d'EasyDevis, avec un lien unique vers l'espace du patient : il y consulte, signe, paie et prend rendez-vous, sans mot de passe. Vous choisissez le canal et les options au moment de l'envoi.
Des modèles prêts pour chaque situation, modifiables avant chaque envoi. Cinq secondes pour annuler après avoir cliqué.
Un message court avec le lien vers l'espace patient. Le patient ouvre, lit et signe depuis son téléphone.
Le même message, dans l'application que vos patients ouvrent le plus.
Activez « Prise de rendez-vous » à l'envoi : le patient reçoit un lien unique et choisit lui-même son créneau Doctolib. Les créneaux proposés dépendent de la fiche rendez-vous, agenda, motif, durée et note, que vous réglez au moment où vous activez l'option.
Si le devis n'est pas signé, EasyDevis relance tout seul après le délai que vous choisissez : de 1 à 30 jours. Le patient peut couper les relances d'un clic, et vous en êtes informé.
Depuis son espace, le patient peut demander à être rappelé. Le cabinet reçoit un email « Demande de rappel patient » et choisit un créneau de rappel dans son calendrier.
Activez « Moyens de paiement » sur un devis : le patient règle un acompte, au pourcentage de votre choix, ou paie en 2, 3 ou 4 fois, en ligne, avant même le rendez-vous.
Du devis à la pose, sans perdre le fil
Chaque prothèse a sa fiche : le patient, le devis, le laboratoire, le travail demandé, la teinte, les dents, les photos. La fiche suit le travail de l'envoi au labo jusqu'à la pose, et se relie toute seule au prochain rendez-vous du patient.
Tout ce que le labo doit savoir, au même endroit
La fiche se crée depuis le devis signé : le patient et le devis sont déjà remplis. Vous ajoutez le laboratoire, le travail, la teinte, les dents concernées et des photos si besoin.
- Patient
- Devis lié
- Laboratoire
- N° de fiche labo
- Nature du travail
- Teinte (VITA)
- Dents (notation FDI)
- Photos
« Prothèse reçue » s'écrit tout seul dans le prochain rendez-vous Doctolib
Quand vous passez la fiche en « Reçu », EasyDevis ajoute la ligne Prothèse reçue le JJ/MM par … à la suite des notes du prochain rendez-vous du patient dans Doctolib. Le jour J, l'équipe le voit dans l'agenda sans ouvrir EasyDevis. Rien n'est effacé : la ligne s'ajoute aux notes existantes.
Si le patient n'a pas encore de rendez-vous, EasyDevis vous le dit et la fiche reste « Reçu » : c'est le signal pour lui envoyer un lien de prise de rendez-vous.
Cinq étapes, dans l'ordre, sans en sauter
Depuis « Reçu » ou « Posé », quand le travail n'est pas conforme. Une nouvelle fiche de reprise est créée, reliée à l'originale : l'historique reste complet.
Quand le travail continue sur une autre fiche : une étape supplémentaire, un autre élément. La fiche d'origine est close, la suite prend le relais.
Savoir quel labo vous fait refaire, et combien
Chaque fiche passée « À refaire » alimente l'historique des travaux à refaire et le taux de retours du cabinet : fiches à refaire divisées par le total des fiches de la période.
- Moins de 5 % : taux de retours maîtrisé
- De 5 % à 7 % : à surveiller
- Plus de 7 % : anormalement élevé
Le taux est affiché en haut de la liste des prothèses, à côté du compteur « Travaux à refaire ». Un chiffre qui monte se voit tout de suite.
Devis, fiche labo, prochain rendez-vous : les trois se tiennent
- Un devis signé sans fiche labo, c'est une prothèse qu'on oublie de commander.
- Une fiche labo sans prochain rendez-vous, c'est une prothèse reçue qui attend dans un tiroir.
- Un rendez-vous sans devis ni fiche, c'est un patient qui revient pour rien.
EasyDevis relie les trois : la fiche naît du devis, le rendez-vous s'affiche sur la fiche, et la réception de la prothèse s'écrit dans le rendez-vous. Quand l'un des trois manque, vous le voyez avant le patient.
Chaque fiche a un lien sécurisé et un QR code. Le laboratoire consulte la fiche sans compte, et vous voyez quand il l'a ouverte.
Invitez vos laboratoires : chacun a son espace. Le labo par défaut est pré-sélectionné à chaque nouvelle fiche.
Les commandes envoyées depuis votre scanner intra-oral arrivent dans EasyDevis. Une commande sans fiche vous est signalée : un clic la crée.
Un seul fil : le devis, du logiciel jusqu'à l'encaissement
Le devis arrive, suit son circuit, s'accroche au prochain rendez-vous, à la fiche labo et au paiement. Si une étape reste floue, une démo en direct répond à toutes les questions.
Une question sur une fonctionnalité ? Le chat en bas à droite répond en direct.